RATIOS de Gestión: ROTACION de INVENTARIOS – Pocket de finanzas 5 para compradores

Si dudas de la eficiencia del inventario que manejas ó de la magnitud económica de un stock inmovilizado que podrías destinar a otras necesidades de tu empresa, como capital de trabajo, nueva maquinaria, o cualquier otro tipo de inversión que aporte mayor rentabilidad, entonces hoy vas a descubrirlo con un simple cálculo del Ratio de rotación de inventarios.

 ¿Y de que se trata este ratio? Es la relación que  compara el valor del inventario con el costo de ventas. Es decir, los insumos convertidos en productos que se venden.

Se puede expresar en Tiempo “días” ó en veces “número”

Los tipos de inventarios pueden ser:

• Industria : inventario = materia prima + productos en proceso + producto terminado
• Comercio o Negocio: Stock de bienes comerciales

¿Cómo calculamos el ratio de rotación de inventarios?

1)      En tiempo (días) = (*Inventario promedio x 360) / Costo de ventas

*Inv promed.  = (valor del stock al comienzo del año + valor del stock al final del año)/2

Ejemplo:

Stock (comienzo)= $ 1.522.350

Stock  (final): = $ 1.355.807

Costo de ventas anual = $ 3.127.310

*Dias= ( $1.439.078,5 *360)/$3.127.310 =166 días

2)      En veces año = Costo de ventas / Inventario promedio =

*Veces= $3.127.310/$1.439.078,50 = 2,17 (veces por año)

¿Y cuál es el valor indicado?

Se dice que una rotación de 4 ó más estaría dentro de los valores óptimos, sin embargo esto puede variar dependiendo el rubro.

 Que el inventario rote menos puede indicar que tenemos demasiado tiempo la mercadería estacionada, generando costos innecesarios como: almacenamiento, movilidad, espacio físico, obsolescencia, etc. y como costos elevados son sinónimo de ineficiencia, esto equivale a recursos que se podrían utilizar para generar ganancia y los estamos desaprovechando.

 En nuestro ejemplo tenemos un valor ineficiente porque el stock está saliendo al mercado cada 166 días y rota apenas 2 veces al año.

¿Qué acciones podemos implementar para optimizar el stock?

ü  Evaluar el índice que tenemos en la actualidad como en el caso de nuestro ejemplo.

ü  Requerir a la gerencia cual es el valor deseado o estratégico para la empresa.

ü  Revirtiendo el cálculo, establezcamos cual es el nivel óptimo de stock en base al índice de rotación deseado.

ü  Con el valor teórico óptimo, estableces metas para recortar gradualmente el sobrante

Supongamos que en nuestra empresa nos piden un índice de rotación = 4

• Invent. Promedio Optimo: Costo de ventas/ 4 = 3.127.310 / 4 =$ 781.827,5
• Monto de inventario a recortar =$1.439.078-$781.827,5 = $657.251

Obtenido este valor ahora toca realizar un plan estratégico mensurable y gradual para comenzar a bajar el nivel de stock al valor óptimo. Este tipo de acciones las veremos en un próximo post.

Conociendo la eficiencia de nuestro inventario, podemos establecer objetivos a lograr para que bajen y roten con mayor frecuencia

Por ahora ten  en cuenta  que un índice muy elevado,  por ejemplo 12 significa que rota una vez por mes  ¿Esto es bueno?, sí, es ideal pero cuidado,  depende de que tengamos suficiente control del mismo como para  arriesgarnos a comprometer productos terminados a nuestros clientes sabiendo que el material nunca nos va a faltar. Ahora, la perfección no existe y menos en países con moderada estabilidad, caso del nuestro, donde todo tipo de contingencias ayudas a provocar el error en los cálculos.  Como sabes además, cada sector tiene su propio riesgo.

FACTORES A TENER EN CUENTA EN LA ROTACION DE INVENTARIOS

Para que propendamos a disminuir nuestro nivel de stock necesitamos que ciertos eventos o factores sean óptimos. Por ejemplo:

• Que  haya estabilidad en el aprovisionamiento,
• Que nuestro proveedor sea calificado y confiable
• Que el proveedor tenga stock de seguridad de insumos para nosotros disponible siempre en su locación.
• Si dependemos de materias primas o  insumos importados, deberíamos asegurar toda la cadena logística, a saber: proveedor, forwarder, seguros, despachantes, trámites aduaneros,  etc.
• Que las importaciones no fallen ó sufran percances de demora por fletes, medidas técnicas, etc.
• Que haya coordinación y respeto en los pagos al proveedor.
• Que tengamos un sistema logístico interno sincronizado y eficiente.

El hecho de que alguno o varios de estos factores no se cumplan, son los motivos que nos obligan a tener stock de seguridad inmovilizado.

Gracias por leer el post y participar, si tienes ejemplos o dudas sobre tu nivel de inventario, te invito a contarlo debajo en comentarios.

Nota de Silvana Carrizo – Purchasing Manager

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La importancia de medir con Ratios - Pocket de finanzas 1 para compradores

Como anuncié en mi post de "2016, un año de anuncios importantes para compradores corporativos", comenzaremos con los cursos pocket de finanzas donde incorporaremos conceptos básicos de contabilidad y finanzas y su aplicación en la toma de decisiones en compras.

La función primordial de un comprador habla por si misma pero la columna vertebral de su gestión es “tomar decisiones” y ¿Qué significa tomar decisiones? En nuestra vida cotidiana tomamos decisiones durante todo el día y esto implica un proceso mental – cognitivo  que nos permite elegir una alternativa entre varias.

Pero que implica para un comprador o persona de negocios tomar decisiones. Bueno básicamente lo mismo que dijimos en el párrafo anterior pero hay una diferencia sustancial

Los criterios primarios que un comprador debe resolver antes de tomar una decisión son:

• ·         Interpretar correctamente el problema o sujeto de la posterior toma de decisión (*)
• ·         Poner sobre la mesa todas las alternativas que dispone a su alcance
• ·         Utilizar metodologías cuantitativas como análisis de indicadores, interpretación de ratios financieros, información estadística, etc. (*) 

(*) Estas  capacitaciones pocket se centrarán en la interpretación del problema y en los conceptos y metodologías que nos permitan tomar decisiones inherentes a nuestro mundo del abastecimiento.

Pero antes de comenzar con ratios vamos a definir algunos criterios básicos para que luego podamos interpretar el resultado de ellos.

¿Para qué sirven los ratios?

• ·         Para entender los estados financieros
• ·         Para medir el estado general de una empresa o negocio
• ·         Para identificar tendencias
• ·         Para tomar decisiones sobre inversiónes

Interpretar los ratios será clave para sustentar nuestra gestión, para planificar y para decidir.

Empecemos en breve a conocer estos conceptos. Nos vemos pronto.

Silvana C.  - purchasing Manager

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Cómo decidir cual es el lote óptimo de compra

     Con frecuencia los compradores corporativos y de negocios nos encontramos ante la disyuntiva de comprar más unidades o lotes mayores de un determinado producto a un precio menor por unidad o un descuento aplicable al lote.
     ¡Claro que resulta tentador! ¿Pero realmente tenemos la certeza de estar realizando una compra económica y eficiente? con total seguridad puedo decirles que no; a menos  que calculemos dos criterios relevantes: 
  

• Costo de lote óptimo

• Costo de lote por descuento

   Con estos dos criterios en la mesa de análisis,  solo nos falta efectuar la comparación del costo unitario resultante de cada uno y tomar el menor entre los dos, entonces sí tendremos seguridad de efectuar una operación de compra económica con un sustento analítico y preciso. Así tendremos no solo el menor precio sino también la cantidad óptima que debemos comprar. 
  Próximamente veremos un ejemplo práctico sobre cómo realizar los cálculos de un lote realmente económico.

*Las personas interesadas en conocer el cálculo de ambos criterios y ejemplos, o analizar juntos algún caso particular envíen un email a: compradorglobal@gmail.com
Nota de Silvana Carrizo – Purchasing Manager
http://ar.linkedin.com/pub/silvana-carrizo/22/5bb/863

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Punto por punto, estableciendo nuestro plan de compras – Parte 1

¿Como transitar cada año manteniendo el control del abastecimiento, con claridad en los objetivos y optimismo por los resultados esperados?

Una buena manera de establecer metas concretas y realistas, con objetivos claros y una visión de constante crecimiento y evolución, se logra elaborando un plan de compras anual. Aquí comparto con ustedes algunas de las premisas que tomé en cuenta para elaborar el de mi área y que ha permitido a todo nuestro equipo de compras crecer y sortear lo efectos negativos de un entorno económico complejo pero con grandes oportunidades.

1. Ser consecuente con la Misión establecida por la empresa.:

2. Analizar y evaluar minuciosamente, con espíritu crítico los resultados alcanzados con el plan del año anterior como fundamento de los cambios y mejoras a implementar en el próximo.

3. Contar con alternativas de aprovisionamiento desarrolladas y probadas que fortalezcan y aseguren el flujo productivo.

4. Establecer pautas que permitan reaccionar con rapidez ante cambios en los factores internos y externos del entorno.

5. Elevar los requisitos de calidad y cumplimiento de proveedores habituales y nuevos.

6. Asignar y enfocar a los RRHH del sector según sus competencias y habilidades, a desarrollos que reporten beneficios a la empresa y a su crecimiento personal.

7. Sentar las bases que permitirán evaluar las potenciales fuentes de abastecimiento, estandarizando procedimientos de desarrollo que contemplen las siguientes premisas.

• Requerimientos mínimos de infraestructura
• Situación financiera
• Criterios de evaluación de precios
• Condiciones grales. de aprovisionamiento (JIT, AE, Kamban, etc.) y de entrega, embalajes, fletes.
• Condiciones de garantías establecidas con cláusulas mutuamente acordadas.
• Proyección de crecimiento a futuro con una visión a largo plazo. (Ej. es acorde o acompañará el crecimiento de la empresa?

Hemos comenzado el bosquejo del plan. En próximas entregas iré desplegando punto por punto el plan completo.

Nota escrita por Silvana Carrizo - Purchasing Manager
Asesoramiento: compradorglobal@gmail.com
Linkedin: http://ar.linkedin.com/pub/silvana-carrizo/22/5bb/863

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Encuesta para compradores sobre incrementos de precios 2015

Encuesta colaborativa de compradores para evaluar la orientación que tendrán los incrementos de precios de los proveedores con la finalidad de compartir herramientas y criterios de negociación. De los resultados obtenidos podremos obtener datos valiosos que serán de utilidad para todos y con posterioridad publicar en el Blog una serie de herramientas de cálculo y métodos de costeo que facilitarán las negociaciones de los compradores. Muchas gracias por tu colaboración!
Vea el resultado en línea aquí: Resultado encuesta negociación de precios 2015

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Descubra cuándo un descuento es beneficioso

 Lo que todo comprador profesional debe conocer

Con frecuencia nos sentimos exitosos porque logramos obtener algún descuento por pagar una compra al contado, ya sea porque lo negociamos o porque nos ofrecieron el mismo.

Sin embargo ¿Con qué seguridad podemos afirmar que obtuvimos una ventaja o ahorro?.

En esta entrega veremos el beneficio desde el punto de vista del comprador, es decir cúanto es el descuento mínimo aceptable que es beneficioso para el que compra

Para tener certeza cabal de que realmente estamos efectuando un pago eficiente por una compra y obteniendo un ahorro por pagar al contado debemos conocer cual es el descuento mínimo que estaremos dispuestos a aceptar. Este descuento depende de un factor importante que es:


El costo de nuestra propia financiación

Es normal que las empresas y negocios utilicen fuentes de financiamiento para pagar sus compras. Este financiamiento consiste en tomar préstamos con una determinada tasa de interés (TNA) y a cierto plazo en días (n).

Comparando la Tasa de descuento con el TAE (Tasa anual equivalente) tendremos la seguridad de haber efectuado un buen negocio.

Como nos muestran las figuras debajo, por medio de un cálculo relativamente sencillo obtenemos esta información, por tanto deberemos contar con los siguientes datos:

• TNA - Tasa nominal anual
• D - Tasa de descuento
• n – Cantidad de días de la financiación

Si la TAE es mayor que TNA: El descuento es beneficioso (ganamos con la transacción)

Si la TAE es menor que TNA: El descuento NO es beneficioso (Conviene el pago a plazos)

Ver Graficos.

Fig. 1: click sobre el gráfico para aumentar

En la figura 1 el descuento que obtenemos es: (D) = 3% y como podemos observar el resultado es que la TAE es menor que TNA por lo tanto el descuento NO es beneficioso y conviene pagar a plazos.

Fig. 2: click sobre el gráfico para aumentar

En la figura 2 el descuento que obtenemos es: (D) = 4% y como podemos observar el resultado es que la TAE es mayor que TNA por lo tanto el resultado es SI es conveniente el descuento y la opción que nos conviene es pagar al contado. Cualquier descuento superior será más beneficioso aún.

En una próxima entrega veremos la contraparte, es decir hasta cuanto un descuento es beneficioso para el que vende

En el siguiente link podrás descargar la planilla de cálculo “Descuento por pago contado”.

Cálculo descuento pago contado

Nota de MISI-N comprador Global

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"IKEA": Una inspiración en la gestión de costos

“Soluciones costosas a cualquier tipo de problema suelen ser obra de la mediocridad”. Ingvar Kamprad (fundador de ikea)

Es posible que muchos conozcamos la historia de Ikea, la compañía sueca fundada en 1943 que es ícono en el  mundo y famosa por sus muebles “listos para armar”, famosa por sus diseños simples y sus precios bajos. Siempre cuando encuentro alguna nota sobre esta compañía no puedo menos que inspirarme en ella y compartir sus valores con  todos los que creemos que siempre, indefectiblemente hay algo mejor por hacer, con un producto, un servicio, un proceso, una idea, una gestión   Como nunca en los tiempos de crisis Ikea supo encontrar en sus valores, el equilibrio y la eficiencia que le permitió incrementar la lealtad de sus clientes reduciendo sus costos. Desde sus inicios,  esta empresa hizo un arte de la reducción sostenida de costos. Esto quedó reflejado por su fundador Ingvar Kamprad cuando escribió en  A Little Diccionario Ikea (1976), "Malgastar los recursos es un pecado mortal en Ikea .... Soluciones costosas a cualquier tipo de problema suelen ser obra de la mediocridad. No tenemos ningún respeto por una solución hasta que no sepamos lo que cuesta". En la recesión del 2008 fue cuando Ikea demostró lo que mejor sabía hacer, ofrecer una alternativa a sus principales mercados  (nuevos dueños de casa y consumidores de clase media), implementando estrategias audaces, basadas en ofrecer precios aún más bajos y posicionarse para un crecimiento a largo plazo. ¿Cómo lograron esto?, trabajando sin descanso discriminando costos “buenos” (inversiones que aportan valor), de costos "malos" (gastos innecesarios que no aportan valor) e invirtiendo todos sus ahorros para fortalecer la esencia de su negocio: “bajar el precio de sus productos”.  ¿Cuál fue el resultado? 10% anual de crecimiento  con márgenes estables y reducción de precios. En una entrevista Ian Worling Ceo de Ikea, dijo que implementar esta audaz estrategia fue posible porque  siempre han tenido en claro su misión: “Crear una vida mejor para las personas”.  Eso significa ofrecer muebles para el hogar a precios tan bajos para tantas personas como sea posible. Cuando los tiempos se pusieron difíciles Ikea vio la gran oportunidad de hacer lo que mejor sabían,  reducir sus costos y transformar cada Euro en precios más bajos para sus clientes. Esto fue su gran motivación. Sin recortes En los negocios minoristas es usual el camino de  reducir  costos despidiendo trabajadores y recortando gastos y costos variables pero esto también implica debilitarse; Ikea optó por hacer cambios estructurales y repensar sus prácticas. Redujeron más sus costos Hicieron esto durante tres años incluso en el 2011, cuando tuvieron aumentos significativos en las materias primas, sin embargo fueron capaces de ofrecer precios más bajos aún que el año anterior.-- Lo que decidieron “no hacer” No redujeron sus inversiones en negocios minoristas. No rentaron capacidad edilicia, son propietarios de todos sus edificios. Sus tiendas son construidas y diseñadas por ellos para obtener la máxima eficiencia y potencial de ventas. En ikea quieren que la gente se sienta como en su casa, por eso instalaron guarderías para los niños y restaurantes. Enfocaron su inversión en ampliar sus tiendas pensando en mejorar el modo de servir a sus clientes habituales y a los nuevos. Las cuatro cosas que si hicieron Bajaron sus gastos operacionales. Realmente recortaron todos sus gastos en cualquier criterio que no fuera apreciado por los clientes. Por ejemplo los ejecutivos viajan en clase turista y cada uno de ellos tiene oficinas modestas. Incrementaron los volúmenes para reducir costos operativos. Hicieron eficiente la conducción del personal y el manejo de productos. Desarrollaron una cadena de suministro integrando todos los procesos, diseñando y produciendo la mayor parte de sus componentes, de esta forma pudieron enfocarse en bajar costos en cada parte de la cadena de valor. Delegaron la autoridad a cada empleado en su puesto, descentralizando la toma de decisiones  para que cada fábrica o tienda pudiera tomarlas ya que ellos son quienes mejor conocen y más cerca están de sus clientes. En Ikea cada trabajador es apoyado muy fuerte para que pueda tomar las decisiones correctas para sus estrategias. Alineamiento basado en  prioridades. La cultura y el valor es lo que permite a Ikea alinear a su gente con los objetivos. Cada trabajador entiende  porque quiere estar allí y compartir sus valores: “Conocimiento de costos” y “Humildad” Ellos nunca hablan de qué cosas hicieron bien sino dónde pueden haber decepcionado a la gente y como pueden mejorar. Cuando tienen un triunfo en particular se puede oír a alguien que dice: “bien, tomaremos un minuto ahora para la satisfacción, y luego circularemos.” IW dice que  bajar  los gastos es el  ADN cultural de la empresa. Se inculca a cada uno a no gastar recursos o dinero. Es imposible que alguien piense ascender de posición sino cree en esto. Para cada gasto, siempre se preguntan, “¿querrían nuestros clientes pagar por esto ó por este  ó aquel artículo en particular?” Si la respuesta es NO, entonces tratan de encontrar un modo mejor ó más económico de hacerlo. Esta claridad en sus objetivos ha ayudado a no cambiar la dirección estratégica con frecuencia, sino más bien a reforzarla para alinearla. En ikea no tienen  que cuestionarse cada año, “Sí, el año pasado dijimos que haríamos algo más, pero ahora hemos cambiado de opinión.” Potenciando las capacidades pensando en el cliente IW dice: “Una empresa no puede acertar en las ventas sino entiende lo que sus clientes piensan de ella, cientos de millones de personas en todo el mundo visitan las tiendas de Ikea cada año, y también su Web, y los escuchamos,  Ingvar Kamprad, nuestro fundador, todavía camina por las tiendas y se dirige a los clientes para preguntarles "¿Qué cosa no le gustó hoy aquí?” ¡Vamos a mejorarlo! ¿Qué hacen sus diseñadores? El diseño de la mayor parte de sus productos es propio. Los diseñadores de producto no se sientan sólo en una oficina con una computadora, ellos también trabajan en las fábricas de los proveedores  diseñando productos con los ingenieros de allí, para ayudarlos a ser más eficientes Se enfocan particularmente en el diseño de embalajes para recortarlos y minimizarlos ya que incluso unos milímetros puede hacer una diferencia grande en el volumen del contenedor. En Ikea lamentan transportar aire. Tienen un negocio de “paquete plano”, que fue desde el principio desarrollado para ayudar a los clientes a transportarlo a su casa con comodidad. Esto también reduce los costos de almacenamiento. Los diseñadores a veces comienzan a diseñar cada mueble desde la concepción del embalaje, es decir tomando un pallets y trabajando las piezas como un tablero de rompecabezas, preguntándose. ¿Cómo entrarán más partes juntas en el paquete? y ¿Cuantas cajas pueden distribuir en un pallet? Según IW,  en Ikea han recorrido un largo camino que le ha dado control sobre su destino. Pueden seguir construyendo tiendas y creciendo porque bajar los gastos no es incompatible con un alto estándar de calidad, sino que encuentran un modo de aumentar los recursos allí donde hay algo que mejorar. Web de Ikea. http://www.ikea.com/es/es/preindex.html  Restaurant Ikea. http://www.restauranteikea.com/

Nota escrita para Misi-n gestión inteligente y comprador Global

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La ola que hizo temblar la cadena de suministros en el mundo. Cómo gestionar el riesgo

"Un potente desplazamiento de tierra, una ola gigante viajando a gran velocidad hacia las costas del imperio del sol y el devastador Tsunami que hizo temblar el abastecimiento y la logística a nivel mundial".

Fue cuando grandes compañías, como Honda,  Motorola, Samsung, Toyota, Sony y otras sufrieron graves perjuicios y pérdidas de producción. Como consecuencia de este evento vamos a ver de qué se habla en materia de  abastecimiento y gestión del riesgo. En una conferencia que se celebró en Londres hace pocos días, Patrik Jansson, vicepresidente de ingeniería y gestión de materiales de Sony, dijo a la audiencia:"el costo de no estar preparado es gigante". El director ejecutivo de CIPS, David Noble destacó la necesidad de las empresas de examinar sus planes de contingencia y las de los proveedores de sus proveedores. Él hizo los comentarios después de un incendio en una fábrica propiedad de Evonik fabricante de productos químicos que 31 de marzo causó pánico entre la industria del automóvil por la escasez esperada de la resina de ciclododecatrieno utilizada en los frenos y conductos de combustible. "Esta explosión es la última de una serie de incidentes, como el tsunami en Japón y las inundaciones en Tailandia, para subrayar la importancia de la cadena de suministro en las empresas” En esta conferencia se impartieron consejos acerca de algunas medidas que las empresas deben tener en cuenta y que hacen un giro de timón en la gestión de suministros a partir de ahora.  Algunas son: Evaluar rápidamente el impacto en la cadena de suministros Mantener un canal de comunicación fluido con los proveedores Implementar soluciones de "copia de seguridad" que habiliten para responder ante casos de interrupción de la cadena de suministro por emergencias. Tener estas copias de seguridad desarrolladas en distintos continentes. Copia de seguridad. ¿Encontrar la otra llave para no quedarse afuera? Las empresas deberían plantearse rediseñar su estrategia de planificación y gestión de insumos que son cuellos de botella por el grado de relevancia o participación en sus productos ó servicios "Copia de seguridad" implica seleccionar una fuente alternativa de suministro, desarrollarla y ponerla a prueba regularmente para evaluar su comportamiento en distintos escenarios ó escenarios de riesgos. Estos escenarios pueden evaluarse respondiendo a interrogantes como: ¿Ofrecen garantía y continuidad del suministro en casos de accidentes de planta o desastre natural? ¿Tienen  plantas de fabricación localizadas en otras partes del mundo para trasladar su manufactura? Es lógico considerar que el desarrollo de fuentes alternativas, generan costos. Esto fue lo que sucedió con  Sony Ericsson. Patrik Jansson explicó que en un caso, una fábrica que era el único proveedor de un componente menor utilizado en el proceso de fabricación fue completamente destruida por el tsunami causando que la fabricación de móvil phones se suspendiera. Al explicar el impacto de no tener una fuente alternativa de suministro, dijo: " dejar de lado por mucho tiempo el desarrollo de copias de seguridad, significó un descuido que transformó un costo secundario en  decenas y cientos de millones de euros” Su mensaje a los compradores fue que tal vez el costo de  invertir recursos en planificación y estrategias de riesgos, es mucho menor que NO tenerlos... También dijo que tener un plan fuerte  es esencial en lo que respecta a conseguir un seguro: "Usted no será capaz de obtener un seguro a menos que tenga inviabilidad segura". De esto se habla y mucho por estos días en materia de prevención de riesgos en la cadena logística. Tener una segunda copia y  soluciones de copia de seguridad es algo que toda empresa con dependencia de productos extranjeros debe tener en cuenta

Nota de comprador Global para MISI-N Gestión inteligente.

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7 criterios para lograr la aprobación de una propuesta – 1ra parte

“El éxito solo será posible si la propuesta es congruente con las necesidades, intenciones y aspiraciones comunes al grupo, atendiendo aspectos económicos, sociales, políticos y de medio ambiente”

 ¿Que es una propuesta?

1 Ofrecimiento o invitación para hacer una cosa determinada. oferta, proposición.

2 Idea o proyecto sobre un asunto o negocio que se presenta ante una o varias personas que tienen autoridad para aprobarlo o rechazarlo: una propuesta de ampliación laboral.

¿Como presentarlas para tener la aceptación y el éxito garantizado?

En las distintas áreas o sectores de una empresa, , las propuestas representan ofertas que se hacen para obtener una preferencia, elección o acuerdo hacia un proyecto o negocio particular.

Sin embargo no siempre se obtiene él resultado esperado al realizar su presentación y por ende el resultado puede ser el fracaso, postergación o desestimación y esto pude deberse a un sin número de causas o falencias de quien depende la presentación.

En baso a los criterios que debemos tener en cuenta para asegurarnos el éxito, seguramente encontraremos los errores que hoy se cometen para no llegar a la meta pretendida.

Criterios que garantizarán la aceptación de su propuesta:

• En la propuesta se plasman las formas, acciones, costos y tiempos programados para llevar adelante el plan, proyecto o negocio. No sea improvisado, analice los pasos por medio de herramientas de planificación, por ejemplo PERT para estimar tareas y tiempos, elabore un informe resumido pero cuantificable, esto otorga credibilidad al presentador y da imagen de dominio del tema
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• Asegúrese que las personas invitadas a la presentación sean los verdaderos referentes de opinión y quienes potencialmente seleccionarán o recomendarán su propuesta.
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• Estas personas deben ser informadas con profundidad acerca de las características de la propuesta, aclarando todas las dudas , explicándole las ventajas y desventajas con respecto a otras. Por tanto el presentador debe ser quien mejor conozca la materia.. 
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• Una buena propuesta no debe tener muchas promesas porque puede resultar poco creíble. Conduzcala con ética y verdad estableciendo los riesgos potenciales . Esto hará que el resto también se sienta comprometido en la decisión
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• “La forma” de la presentación es muy importante. Puede llevarla adelante por medio de discursos, entrevistas, debates, presentaciones, folletos y eventos. Se debe diseñar y presentar de tal forma que sea fácil de entender y que cause interés e impacto .
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• Genere conceptos sólidos y adecuadamente transmitidos para lograr su preferencia. y aceptación
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• La importancia de una propuesta para generar cambios es crucial y la facilidad de su aceptación dependerá en gran medida de su facilidad de comprensión y de que asegure a cada uno de los participantes en su selección que su cuota de necesidad ó satisfacción será cubierta.

En la 2da parte veremos aspectos prácticos para prepararla .

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Comparar cotizaciones. ¿Existe alguna aplicación realmente efectiva?

Excel, software especializados, aplicaciones de sistemas de gestión, ¿Cual es la solución?

En principio no existen herramientas a medida, ni tan complejas o completas que respondan a todas nuestras necesidades. Pero la buena noticia es que una evaluación exitosa comienza con nosotros.

Pero comenzaremos conociendo en profundidad dos términos muy utilizados en la gestión de compras o adquisición de bienes y servicios. Según el diccionario de la RAE:

Comparar.. (Del lat. comparāre).

1. tr. Fijar la atención en dos o más objetos para descubrir sus relaciones o estimar sus diferencias o semejanzas.
Cotejar. (De cota2).
1. tr. Confrontar algo con otra u otras cosas; compararlas teniéndolas a la vista.

Conociendo apropiadamente los términos podemos deducir que efectuar un comparativo no implica solo encontrar diferencias o semejanzas sino que la clave es “descubrir sus relaciones”. De igual modo confrontar, no solo es comparar sino “comparar a la vista”.

Hoy más que nunca podemos deducir que efectuar un comparativo o compulsa implica una tarea mucho más compleja que solo “comparar precios”

Existen dos aspectos fundamentales en un comparativo de cotizaciones y son: Cuantitativos y Cualitativos (ver graf.)

Es usual encontrarnos que al solicitar una cotización o presupuesto recibamos precio, plazo y garantía, pero no registran el resto de criterios fundamentales y necesarios. Cuando faltan datos se torna difícil poder comparar.

Consejos para efectuar un comparativo de cotizaciones con resultados seguros

• El primer paso es que Ud. tenga claro el objetivo que desea alcanzar con la compulsa. Esto implica conocer con la mayor profundidad el producto o servicio que será objeto de la compulsa de precios o cotización.
• Diseñe un formulario de pedido de cotización que sea claro y responda a todas sus necesidades para poder luego contar con la información para evaluar, incluso coloque leyendas en los campos que sea obligatorio responder, eso evitará que Ud. deba solicitar los datos más de una vez.
• Coloque una cantidad de días máximos para responder, de lo contrario es probable que quede esperando ilimitadamente por la respuesta, eso torna mas seria su propuesta.
• Cuando disponga de todas las cotizaciones, comience a evaluarlas teniendo presente no solo precio y plazo , sino todos los aspectos cuantitativos y cualitativos.
• Una vez comparados los precios llega el momento de refinar la evaluación para esto debe contar con todos los criterios cuantitativos y cualitativos, recuerde la esencia de los conceptos de comparar y cotejar: “descubrir sus relaciones” y “comparar a la vista”.
• Busque relaciones, iguale condiciones y trabaje sobre las discrepancias o sea haga enfoque en esos puntos donde tenga diferencias notables o donde no tenga información disponible, incluso pida muestras (comprar a la vista),

La clave para una buena evaluación de cotizaciones consiste en colocar a los oferentes en igualdad de condiciones. Difícilmente hagamos una buena selección basada solo en precios.

En esta época criterios como servicio, calidad, entrega, etc tienen un alto valor agregado r que puede superar el del mero precio.

Ejemplo: seleccionar un proveedor que ofrece el menor precio pero no realiza entregas en nuestro local , implica que debamos gestionar fletes, tener otra cuenta más para manejar en nuestra contabilidad, que los riesgos de transporte corran por nuestra cuenta, etc. ¿Quiere efectuar el comparativo despues de sucederse un evento como este?. Seguramente no.

Para evitar esto pensemos que el principio de un eficiente análisis de precios y cotizaciones comienza por nosotros.

(*)Continuaremos este tema tan importante, analizando puntualmente los criterios y herramientas para poder resolver y comparar los aspectos Cualitativos y Cuantitativos, no obstante Si Ud. necesita asesoramiento especializado en temas y herramientas puntuales envíe un email a: misingestioninteligente@gmail.com ó a compradorglobal@gmail.com

(**)Si Ud. desea realizar una capacitación a distancia en herramientas de cotización, análisis de estructuras de costos, estimaciones de costos de productos, métodos de costeo, envíe un email a: misingestioninteligente@gmail.com ó a compradorglobal@gmail.com, o puede completar el fomulario en la pestaña de CONTACTO y en breve nos comunicaremos.
Brindamos asesoramiento y capacitación especializada en temas puntuales y podemos ayudarle a generar una herramienta de costeo apropiada a su necesidad.

Nota escrita por Silvana Carrizo para Misi-n Gestión Inteligente

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