Comparar cotizaciones. ¿Existe alguna aplicación realmente efectiva?

Excel, software especializados, aplicaciones de sistemas de gestión, ¿Cual es la solución?

En principio no existen herramientas a medida, ni tan complejas o completas que respondan a todas nuestras necesidades. Pero la buena noticia es que una evaluación exitosa comienza con nosotros.

Pero comenzaremos conociendo en profundidad dos términos muy utilizados en la gestión de compras o adquisición de bienes y servicios. Según el diccionario de la RAE:

Comparar.. (Del lat. comparāre).

1. tr. Fijar la atención en dos o más objetos para descubrir sus relaciones o estimar sus diferencias o semejanzas.
Cotejar. (De cota2).
1. tr. Confrontar algo con otra u otras cosas; compararlas teniéndolas a la vista.

Conociendo apropiadamente los términos podemos deducir que efectuar un comparativo no implica solo encontrar diferencias o semejanzas sino que la clave es “descubrir sus relaciones”. De igual modo confrontar, no solo es comparar sino “comparar a la vista”.

Hoy más que nunca podemos deducir que efectuar un comparativo o compulsa implica una tarea mucho más compleja que solo “comparar precios”

Existen dos aspectos fundamentales en un comparativo de cotizaciones y son: Cuantitativos y Cualitativos (ver graf.)

Es usual encontrarnos que al solicitar una cotización o presupuesto recibamos precio, plazo y garantía, pero no registran el resto de criterios fundamentales y necesarios. Cuando faltan datos se torna difícil poder comparar.

Consejos para efectuar un comparativo de cotizaciones con resultados seguros

• El primer paso es que Ud. tenga claro el objetivo que desea alcanzar con la compulsa. Esto implica conocer con la mayor profundidad el producto o servicio que será objeto de la compulsa de precios o cotización.
• Diseñe un formulario de pedido de cotización que sea claro y responda a todas sus necesidades para poder luego contar con la información para evaluar, incluso coloque leyendas en los campos que sea obligatorio responder, eso evitará que Ud. deba solicitar los datos más de una vez.
• Coloque una cantidad de días máximos para responder, de lo contrario es probable que quede esperando ilimitadamente por la respuesta, eso torna mas seria su propuesta.
• Cuando disponga de todas las cotizaciones, comience a evaluarlas teniendo presente no solo precio y plazo , sino todos los aspectos cuantitativos y cualitativos.
• Una vez comparados los precios llega el momento de refinar la evaluación para esto debe contar con todos los criterios cuantitativos y cualitativos, recuerde la esencia de los conceptos de comparar y cotejar: “descubrir sus relaciones” y “comparar a la vista”.
• Busque relaciones, iguale condiciones y trabaje sobre las discrepancias o sea haga enfoque en esos puntos donde tenga diferencias notables o donde no tenga información disponible, incluso pida muestras (comprar a la vista),

La clave para una buena evaluación de cotizaciones consiste en colocar a los oferentes en igualdad de condiciones. Difícilmente hagamos una buena selección basada solo en precios.

En esta época criterios como servicio, calidad, entrega, etc tienen un alto valor agregado r que puede superar el del mero precio.

Ejemplo: seleccionar un proveedor que ofrece el menor precio pero no realiza entregas en nuestro local , implica que debamos gestionar fletes, tener otra cuenta más para manejar en nuestra contabilidad, que los riesgos de transporte corran por nuestra cuenta, etc. ¿Quiere efectuar el comparativo despues de sucederse un evento como este?. Seguramente no.

Para evitar esto pensemos que el principio de un eficiente análisis de precios y cotizaciones comienza por nosotros.

(*)Continuaremos este tema tan importante, analizando puntualmente los criterios y herramientas para poder resolver y comparar los aspectos Cualitativos y Cuantitativos, no obstante Si Ud. necesita asesoramiento especializado en temas y herramientas puntuales envíe un email a: misingestioninteligente@gmail.com ó a compradorglobal@gmail.com

(**)Si Ud. desea realizar una capacitación a distancia en herramientas de cotización, análisis de estructuras de costos, estimaciones de costos de productos, métodos de costeo, envíe un email a: misingestioninteligente@gmail.com ó a compradorglobal@gmail.com, o puede completar el fomulario en la pestaña de CONTACTO y en breve nos comunicaremos.
Brindamos asesoramiento y capacitación especializada en temas puntuales y podemos ayudarle a generar una herramienta de costeo apropiada a su necesidad.

Nota escrita por Silvana Carrizo para Misi-n Gestión Inteligente